商易进销存单据操作的通用说明

SaneSoft

一、设置数据列

　　系统默认是显示所有的数据列，单击菜单项〈文件〉→〈设置数据列〉或者点击“设置”，可以根据自己的实际业务设置某些数据列是否显示以及数据列的宽度。

设置

设置

二、录入单据

　　当打开单据的时候，系统默认是自动创建一张空白的单据，如果用户在此之前进行了单据的其他的操作，也可以点击“新建”，来创建一张空白的单据。

新建

　　（一）、日期

　　单据的默认日期是与当前账套期间和系统日期相关联的，会出现以下三种情况：

　　1、当系统日期大于账套期间最后一天，则系统取账套期间的最后一天。如：当前系统日期为2007年3月6日，而账套期间是2007年2月，则单据的默认日期显示为2007年2月28日，即账套期间的最后一天。

　　2、当系统日期小于账套期间第一天，则系统取账套期间的第一天。如：当前系统日期为2007年3月6日，而账套期间是2007年4月，则单据的默认日期显示为2007年4月1日，即账套期间的第一天。

　　3、当系统日期与账套期间一致，则系统取系统日期。如系统日期为2007年3月6日，而账套期间也是2007年3月，则单据的默认日期显示为2007年3月6日，即系统日期。

　　（二）、摘要

　　指该笔业务的辅助性说明，用户通过业务摘要库维护摘要。

　　（三）、供货商和客户

　　在各种业务单据中，很多需要输入供应商或客户，可以通过点击栏目右侧的图标打开往来单位列表，通过列表分类查找，同时可以在列表窗口中的“快速定位”中输入供应商或客户的部分汉字名称，系统会查找与输入汉字名称最相近的供应商或客户，即进行模糊查询；也可以通过下拉列表框来选择往来单位，更方便用户使用。如果查找后确认往来单位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增往来单位。

　　（四）、部门与职员

　　在各种业务单据中，很多需要输入部门或职员，可以通过点击栏目右侧的图标打开职员列表，通过列表分类查找，同时可以在列表窗口中的“快速定位”中输入部门或职员的部分汉字名称，系统会查找与输入汉字名称最相近的部门或职员，即进行模糊查询；也可以通过下拉列表框来选择部门或职员，更方便用户使用。如果查找后确认部门或职员资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增部门或职员。

　　系统中的默认分类方式：职员的类别即为部门，部门下面的明细项目即为职员。

　　（五）、商品

　　在所有的业务单据中，均需要输入商品，以下为录入商品的几种方法：

　　1、录入商品代码，然后按回车键。

　　2、录入商品的助记码，然后按回车键。

　　3、鼠标双击商品代码单元格，在弹出的对话框中选择商品（可进行多选，在商品前打钩即可）。

　　4、什么也不输入，直接按回车键，在弹出的对话框中选择商品（可进行多选，在商品前打钩即可）。

　　输入商品之后，商品名称、规格型号、计量单位、默认库位、默认税率、默认单价等信息均会自动调出。

　　（六）、库位

　　在各种业务单据中，很多需要输入库位，可以通过双击库位单元格或点击栏目右侧的图标打开库位列表，通过列表分类查找，同时可以在列表窗口中的“快速定位”中输入库位的部分汉字名称，系统会查找与输入汉字名称最相近的库位，即进行模糊查询；也可以通过下拉列表框来选择库位，更方便用户使用。如果查找后确认库位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增库位。

　　（七）、批号

　　商品信息中，设置了批号管理的商品需要指定批号，如果该商品按保质期管理，还需要指定生产日期、保质期和有效期至；如果是出库操作，可以通过双击批号单元格选择先前入库批号，自动带出生产日期、保质期和有效期至等信息，快速实现库存操作。

　　注意：

　　1、分批认定法计价的商品不能负库存出库。

　　2、支持同一批商品“多次入库”、“一次发出”，但批号、生产日期、保质期和有效期至都必须完全一致才认为是同一批商品，否则批号不允许相同。

　　3、同一批商品允许分多个库位入库，但批号的影响范围是所有库位。

　　4、针对按保质期管理的商品，录入后“生产日期”默认为系统日期，并自动根据商品的“保质期”计算出“有效期至”，“有效期至”允许修改，并且不会反算“生产日期”，例如药品的有效期至通常不等于生产日期加保质期。

三、查找单据

　　当用户打开某种单据的时候，系统会自动进入新建单据的状态，并默认调取当前期间的单据入缓冲区。如果要查找的单据是当前期间内的单据，只要点击“首条”、“前条”、“后条”、“末条”即可查找单据。如果要查找的单据不是当前期间内的单据或者当前期间的单据很多的情况下，可以点击“查找”，快速定位要查找的单据。

查找

查找

四、修改单据与删除单据

　　修改、删除单据的步骤：

　　（一）、找到要修改、删除的单据。（查找单据的方法请参照第二节的内容）

　　（二）、确保单据的状态为“已保存”。（有关单据状态的介绍请参照第七节的内容）

　　（三）、确保单据的制单人与当前的操作员是同一个人。（例如：张三录入的单据，李四是不能进行修改和删除的）

　　（四）、如果是要修改单据，则可以直接进行修改，修改完成后点击“保存”即可；如果是要删除单据，则直接点击“删除”即可。

保存

五、打印单据

　　打印单据的步骤：

　　（一）、找到要打印的单据。（查找单据的方法请参照第二节的内容）

　　（二）、点击“自定义”或者“预览”，即可进入打印预览界面。

打印

六、审核单据与反审核单据

　　在各种业务单据中，要执行此张单据都需要进行审核操作。（用户只能审核、反审核当前期间的单据）

　　审核单据的步骤：

　　（一）、找到要审核的单据。（查找单据的方法请参照第二节的内容）

　　（二）、点击“审核”，系统会给予相应提示。

审核

　　反审核单据的步骤：

　　（一）、找到要反审核的单据。（查找单据的方法请参照第二节的内容）

　　（二）、使用快捷键Ctrl＋F11，系统会给予相应提示。

　　不同单据审核时进行的数据操作如下：

　　采购订货单、销售订货单：不改变库存账，不改变往来账；

　　采购进货单、估价入库单、采购退货单、销售出货单、销售退货单：改变库存账，改变往来账；

　　采购发票、销售发票：不改变库存账，改变往来账；

　　入库单、出库单：改变库存账，不改变往来账；

　　库存调拨单、库存盘点单、组装拆卸单：不改变库存账，生成相关的入库单或出库单，不改变往来账。

七、结算单据与反结算单据

　　结算单据的步骤：

　　（一）、找到要结算的单据。（查找单据的方法请参照第二节的内容）

　　（二）、点击“结算”，系统会给予相应提示。

结算

　　只有采购进货单、采购退货单、销售出货单和销售退货单需要进行结算操作。

　　反结算单据的步骤：

　　（一）、找到要反结算的单据。（查找单据的方法请参照第二节的内容）

　　（二）、使用快捷键Ctrl＋F12，系统会给予相应提示。

八、核销单据与反核销单据

　　核销单据是指采购进货单、采购退货单与采购发票进行核销和销售出货单、销售退货单与销售发票进行核销。详细操作步骤请参照“票据核销”。

九、单据状态

　　单据的状态在单据的左上角显示，有以下几种状态：“已保存”、“已审核”、“已关闭”、“已结算”、“已办结”、“已核销”。

　　已保存：单据已经录入，可以进行修改、删除。

　　已审核：单据已经执行，不可进行修改、删除。

　　已关闭：单据已经关闭，不可进行修改、删除。

　　已结算：单据已经结算，不可进行修改、删除。

　　已办结：单据既已经审核又已经结算，不可进行修改、删除。

　　已核销：单据已经办结，并且与发票进行了核销，不可进行修改、删除。

视频课件：https://www.sanesoft.cn/video_jxc/A03.单据操作的通用说明.mp4

rain_yy

昨天开始在试用了，摸索阶段，希望能适合我们公司使用，毕竟要找一款适合自己公司的软件还是很不容易的来~~~

吴静静

时光在飞

peachtwo

请问：1、采购和销售单据都已记账，且已结算（单据和结算金额一致，无期初余额）。为什么往来管理里的采购和销售结算金额为负值。在应收应付里查询也为负值。

SaneSoft

u

引用第5楼peachtwo于2011-11-14 11:01发表的  :
请问：1、采购和销售单据都已记账，且已结算（单据和结算金额一致，无期初余额）。为什么往来管理里的采购和销售结算金额为负值。在应收应付里查询也为负值。

    请检查单据是否已经审核。

280552296

已经审核结束但发现错误怎么办？

280552296

算利润表时怎么样才能体现成本这一栏了里的金额了？

SaneSoft

引用第7楼280552296于2011-12-15 14:39发表的  :
已经审核结束但发现错误怎么办？

    可以进行反审核的，反审核之后就可以修改了。

SaneSoft

引用第8楼280552296于2011-12-15 14:41发表的  :
算利润表时怎么样才能体现成本这一栏了里的金额了？

    成本单价是和期初金额、入库金额有关的，当然，审核销售单的时候要确保先审核了采购单，然后才能审核销售单，销售单审核之后，软件会自动记录成本单价。