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[经验技巧] 中小企业财务软件选型须看技术架构

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    [LV.Master]伴坛终老

    发表于 2011-9-15 19:56:47 | 显示全部楼层 |阅读模式
       
      介于业务需求的多样性和独特性,中小企业信息化的难度度远远超越大型企业。特别是其最基础的财务系统,要适应业务的快速成长,甚至转型,必须注重技术架构,着重考查兼容性、扩展性、伸缩性,以及可集成性方面的能力。

      王晓,某企业的IT负责人,最近很是烦恼。原来企业财务总监李铁英交给其一项重要任务,让他为企业选择一款合适的财务管理软件。但是,王晓平时很少跟财务部门打交道,不熟悉财务操作,不知道如何下手。

      正当王晓陷于困扰难以自拔的时候,他想到了一个人。这个人就是倪建峰,其一直在从事中小企业信息化管理方面的工作。在业内,好像还很有影响力。王晓马上拨通了建峰的手机,向他取经。建峰听了王晓的一番叙述之后,给出的第一个建议就是:在选型过程中要注重技术架构,它是中小企业财务软件选型时难以跨越的鸿沟。

      为什么这么说呢?建峰向王晓解释说,这是中小企业的本身状况决定的。

      如果中小企业正处于成长期,无论是公司规模还是企业定位,都处在一个调整期。所以它的信息化管理软件也会随着企业规模的调整而调整。比如有些中小企业,现在主要依靠其他外贸公司出口。但是,也许在几个月后就会考虑自己组建一个外贸公司,以达到节省成本的目的。这个转变可能对于财务部门来说,不会有多少影响。最多只是工作量增加了一点,因为要同时管两套帐。但是,对于IT部门来说,问题就复杂了。因为公司的财务软件至少要能够同时支持两个帐套,如果不支持,那麻烦可就大了。财务人员可不想一个公司用系统管理,另一个公司采用手工记帐。可见,选择财务软件时,一定要考虑它的技术架构是否能够适应公司未来的调整。

      王晓听了后,非常的佩服。以前在这方面,他从来没有想到过。建峰也碍于老朋友的情面,只好把自己这几年的工作心得,一五一十的传授给王晓。对于这个软件技术架构的问题,除了上面所述的问题之外,还向王晓提出了三个建议。

      一 要考虑是否有报表自定义功能

      由于各方面的限制,要在中小企业实现无纸化办公,基本上属于“天方夜谭”。企业老总们往往更喜欢看纸质报表,不会去系统中查看数据。而且,这些老总们可能会很挑剔,除了内容要准确之外,还必须要强调格式方面的内容。

      建峰举了一个例子。他一次遇到过一个企业,他们的总经理是企业聘请日本人担任的。这个日本人比较追求完美,对于报表的字体、颜色、大小等等都要求比较严格。但是,现在不少财务管理软件,其财务报表格式都是固定的,特别是其字体是很小的。只要看过财务部门报表的人都知道,报表上字密密麻麻的。看久了眼睛都会很累。但是,有些领导则希望字体大一点。

      所以建峰提议,在财务管理软件选型的时候,要特别注意软件中是否有报表自定义功能。在财务管理软件中,虽然现成的报表符合国家法律的规定,但是,并一定符合管理者的使用习惯。而且财务报表在很大范围内都是给财务总监、总经理等等高层领导看的。财务人员不能够要求他们来适应你。为此,财务软件出了要能够提供国家标准的报表格式之外,还需要能够对报表进行自定义,以满足这些头头脑脑的视觉需求。

      二 要考查对表格软件的支持能力

      财务人员在日常工作中,往往还需要从系统中到一些数据给其他部门使用。如应收帐款会计,每个月初都会导出一份应收帐款余额表给销售人员,作为他们追踪应收帐款的依据。为了销售人员工作的方便,往往需要把应收帐款明细按客户进行分类,一个客户一个页签。

      建峰提醒王晓,这是一个最普通不过的需求。但是,并不是所有的财务软件都能够满足它。一方面,财务软件是可以把应收帐款等数据导出到Excel表格中,但是,其导出的只是内容,格式方面的控制全部都会丢失。如在财务管理系统中,已经设置了字段的长度、颜色(如对于逾期的应收帐款以红色表示)等等。可惜导入到Excel表格中,这些格式化的内容将会被全部丢弃。另一方面,在于分页的控制上。在财务管理软件的报表中,应收帐款会计可以让不同客户的应收帐款在不同的页上显示,即分页处理。但是,在导入到Excel表格中,就无法实现一个客户一个页签的功能。财务人员只好先把数据导到Excel表格中,然后在手工的对他们进行分页处理。这些额外的工作,肯定会引起部门之间的矛盾。甚至IT负责人也会引火上身。

      在财务软件选型过程中,不要小看这些不起眼的细节问题。尤其是对常用的Excel支持能力,一定要看导出数据后是否可以直接拿来使用,而不用进行二次修饰。

      有时候,细节往往决定了财务管理软件的成败。

      三 要考虑未来的扩展/集成问题

      中小企业在进行信息化建设的时候,大都是从财务管理开始的。但是,随着其规模的日益壮大,往往还需要部署其他的信息化管理软件,如ERP、CRM等等。要如何才能把它们进行很好的集成呢?

      建峰为了向王晓说明这个问题的严重性,就又列举了一个案例。他说,他一次给一家企业实施ERP项目的时候,企业就面临了一个两难的选择。由于这家企业在起初上财务管理软件的时候,没有考虑到后续的集成问题。财务软件无法跟现在市面上的任何一款ERP软件进行无缝集成。最后,企业只好做出一个不得已的决定,弃用原有的财务管理软件,用ERP系统中的财务模块代替。虽然最终取得了比较好的成果,但是,这毕竟造成了重复投资,造成了不必要的浪费。

      所以,建峰提醒王晓,在财务管理软件选型的时候,需要注意跟日后其它管理软件的兼容。如在选择财务管理软件的时候,最好能够选择一些具有一体化解决方案的企业,逐步升级、扩展。如金蝶、用友等软件企业,除了提供财务管理软件之外,还提供ERP、CRM等解决方案。

      另外,在选型的时候,也可以选择那些模块化的管理软件(如商易软件),需要什么功能就上什么模块,不必推倒重来。
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