中小企业财务软件选型须看技术架构

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　　介于业务需求的多样性和独特性，中小企业信息化的难度度远远超越大型企业。特别是其最基础的财务系统，要适应业务的快速成长，甚至转型，必须注重技术架构，着重考查兼容性、扩展性、伸缩性，以及可集成性方面的能力。

　　王晓，某企业的IT负责人，最近很是烦恼。原来企业财务总监李铁英交给其一项重要任务，让他为企业选择一款合适的财务管理软件。但是，王晓平时很少跟财务部门打交道，不熟悉财务操作，不知道如何下手。

　　正当王晓陷于困扰难以自拔的时候，他想到了一个人。这个人就是倪建峰，其一直在从事中小企业信息化管理方面的工作。在业内，好像还很有影响力。王晓马上拨通了建峰的手机，向他取经。建峰听了王晓的一番叙述之后，给出的第一个建议就是：在选型过程中要注重技术架构，它是中小企业财务软件选型时难以跨越的鸿沟。

　　为什么这么说呢?建峰向王晓解释说，这是中小企业的本身状况决定的。

　　如果中小企业正处于成长期，无论是公司规模还是企业定位，都处在一个调整期。所以它的信息化管理软件也会随着企业规模的调整而调整。比如有些中小企业，现在主要依靠其他外贸公司出口。但是，也许在几个月后就会考虑自己组建一个外贸公司，以达到节省成本的目的。这个转变可能对于财务部门来说，不会有多少影响。最多只是工作量增加了一点，因为要同时管两套帐。但是，对于IT部门来说，问题就复杂了。因为公司的财务软件至少要能够同时支持两个帐套，如果不支持，那麻烦可就大了。财务人员可不想一个公司用系统管理，另一个公司采用手工记帐。可见，选择财务软件时，一定要考虑它的技术架构是否能够适应公司未来的调整。

　　王晓听了后，非常的佩服。以前在这方面，他从来没有想到过。建峰也碍于老朋友的情面，只好把自己这几年的工作心得，一五一十的传授给王晓。对于这个软件技术架构的问题，除了上面所述的问题之外，还向王晓提出了三个建议。

　　一 要考虑是否有报表自定义功能

　　由于各方面的限制，要在中小企业实现无纸化办公，基本上属于“天方夜谭”。企业老总们往往更喜欢看纸质报表，不会去系统中查看数据。而且，这些老总们可能会很挑剔，除了内容要准确之外，还必须要强调格式方面的内容。

　　建峰举了一个例子。他一次遇到过一个企业，他们的总经理是企业聘请日本人担任的。这个日本人比较追求完美，对于报表的字体、颜色、大小等等都要求比较严格。但是，现在不少财务管理软件，其财务报表格式都是固定的，特别是其字体是很小的。只要看过财务部门报表的人都知道，报表上字密密麻麻的。看久了眼睛都会很累。但是，有些领导则希望字体大一点。

　　所以建峰提议，在财务管理软件选型的时候，要特别注意软件中是否有报表自定义功能。在财务管理软件中，虽然现成的报表符合国家法律的规定，但是，并一定符合管理者的使用习惯。而且财务报表在很大范围内都是给财务总监、总经理等等高层领导看的。财务人员不能够要求他们来适应你。为此，财务软件出了要能够提供国家标准的报表格式之外，还需要能够对报表进行自定义，以满足这些头头脑脑的视觉需求。

　　二 要考查对表格软件的支持能力

　　财务人员在日常工作中，往往还需要从系统中到一些数据给其他部门使用。如应收帐款会计，每个月初都会导出一份应收帐款余额表给销售人员，作为他们追踪应收帐款的依据。为了销售人员工作的方便，往往需要把应收帐款明细按客户进行分类，一个客户一个页签。

　　建峰提醒王晓，这是一个最普通不过的需求。但是，并不是所有的财务软件都能够满足它。一方面，财务软件是可以把应收帐款等数据导出到Excel表格中，但是，其导出的只是内容，格式方面的控制全部都会丢失。如在财务管理系统中，已经设置了字段的长度、颜色(如对于逾期的应收帐款以红色表示)等等。可惜导入到Excel表格中，这些格式化的内容将会被全部丢弃。另一方面，在于分页的控制上。在财务管理软件的报表中，应收帐款会计可以让不同客户的应收帐款在不同的页上显示，即分页处理。但是，在导入到Excel表格中，就无法实现一个客户一个页签的功能。财务人员只好先把数据导到Excel表格中，然后在手工的对他们进行分页处理。这些额外的工作，肯定会引起部门之间的矛盾。甚至IT负责人也会引火上身。

　　在财务软件选型过程中，不要小看这些不起眼的细节问题。尤其是对常用的Excel支持能力，一定要看导出数据后是否可以直接拿来使用，而不用进行二次修饰。

　　有时候，细节往往决定了财务管理软件的成败。

　　三 要考虑未来的扩展/集成问题

　　中小企业在进行信息化建设的时候，大都是从财务管理开始的。但是，随着其规模的日益壮大，往往还需要部署其他的信息化管理软件，如ERP、CRM等等。要如何才能把它们进行很好的集成呢?

　　建峰为了向王晓说明这个问题的严重性，就又列举了一个案例。他说，他一次给一家企业实施ERP项目的时候，企业就面临了一个两难的选择。由于这家企业在起初上财务管理软件的时候，没有考虑到后续的集成问题。财务软件无法跟现在市面上的任何一款ERP软件进行无缝集成。最后，企业只好做出一个不得已的决定，弃用原有的财务管理软件，用ERP系统中的财务模块代替。虽然最终取得了比较好的成果，但是，这毕竟造成了重复投资，造成了不必要的浪费。

　　所以，建峰提醒王晓，在财务管理软件选型的时候，需要注意跟日后其它管理软件的兼容。如在选择财务管理软件的时候，最好能够选择一些具有一体化解决方案的企业，逐步升级、扩展。如金蝶、用友等软件企业，除了提供财务管理软件之外，还提供ERP、CRM等解决方案。

　　另外，在选型的时候，也可以选择那些模块化的管理软件(如商易软件)，需要什么功能就上什么模块，不必推倒重来。